Za firme koje su prerasle Excel - standardizujte svoje procese, centralizujte podatke i eliminišite haos u svakodnevnim operacijama, korak po korak.
Upoznajte se sa modulima koje dobijate uz Beez Organise
Iskoristite savremen kanal komunikacije da sa lakoćom uvežete tim i delegirate zaduženja između sektora. Inbox se brine da razmjena informacija bude brza, jasna i zabilježena.
Analitika performansi
Izvještaji o performansama vam daju uvid u to da li članovi vaše organizacije ili sektora uredno i na vrijeme izvršavaju svoje zadatke i prate izvještavanje o realizovanim aktivnostima.
Podsjetnici i rokovi
Inbox automatski izvještava članove tima o kašnjenu u realizaciji zadataka i podsjeća na nadolazeće rokove, u skladu sa definisanim intervalom podsjećanja.
Praćenje realizacije zadataka
Inbox omogućava praćenje napretka i realizacije zadataka, uz automatsko izvještavanje svih učesnika o kompletiranim aktivnostima.
Planiranje aktivnosti
Unaprijed isplanirajte aktivnosti koje se periodično ponavljaju, poput izrade izvještaja, audita ili određenih kontrola. Za planirane aktivnosti se automatski kreiraju periodični zadaci na zadate datume.
Raspodjela zadataka
Delegirajte zadatke članovima vaše organizacije, timski ili individualno, uz mogućnost definisanja različitih uloga, rokova izvršenja te ulaznih i izlaznih aktivnosti.
Razmjena poruka i dokumenata
Fokusirajte razmjenu informacija i dokumente na konkretno određene teme ili projekte te u svakom trenutku imajte uvid u pisani trag prethodne komunikacije.
Prilagođavanje obavještenja
Inbox vam daje mogućnost korištenja različitih kanala za prijem obavještenja (mejl, SMS, inbox notifikacije), kao i opcije podešavanja kanala koje želite koristiti te obavještenja koja su vam od značaja.
Integrisana platforma za komunikaciju
Zadržite sve informacije na jednom mjestu. U jednom modulu pristupate obavještenjima vezanim za godišnje odmore, odobrene dokumente, delegirane zadatke, revidirane procedure i sve ostale informacije koje su vam od značaja.
Organizujte, čuvajte i distribuišite dokumente kroz vašu organizaciju koristeći automatizovane procese koji vam štede vrijeme, resurse, a i živce.
Detaljno praćenje aktivnosti i ažurnosti
Data Management System (DMS) omogućava transparetnost u upravljanju dokumentima i proaktivno reagovanje korištenjem izvještaja za praćenje korisničkih aktivnosti, uključujući monitoring ažurnosti preuzimanja i čitanja dokumenata.
Automatska distribucija dokumenata
Kreirajte distributivne lista zasnovane na radnim pozicijama ili pojedinačnim licima, a odobreni dokumenti će automatski biti distribuisani na sve potrebne adrese.
Precizna kontrola pristupa i dokumenata
DMS omogućava da definišete specifične nivoe pristupa, u skladu sa ovlaštenjima u vašoj organizaciji, za različite kategorije dokumenata i lokacije na kojima se ti dokumenti nalaze.
Automatizovana indeksacija i lakše pretraživanje
DMS automatski indeksira svaki dokument, koristeći OCR tehnologiju za precizno prepoznavanje teksta. Ova funkcija ubrzava procese pretraživanja i omogućava trenutno lociranje potrebnih dokumenata.
Upravljanje verzijama dokumenta
Riješite izazove timskog i simultanog rada obezbjeđujući da zaposleni uvijek imaju pristup najnovijoj odobrenoj verziji svakog dokumenta, uz mogućnost pregleda prethodnih verzija.
Elektronski djelovodnik
Postignite neophodnu ujednačenost interne dokumentacije označavanjem i razvrstavanjem akata u skladu sa strukturom i internim pravilima vaše organizacije.
Napredne mogućnosti uvoza dokumenata
DMS vam omogućava brzi uvoz dokumenata iz različitih izvora – bilo da se radi o lokalnim ili zajedničkim folderima ili direktno sa vaših mobilnih uređaja.
Centralizovana i sigurna arhiva dokumenata
DMS centralizuje sve vaše dokumente na jednom mjestu, pružajući siguran i uvijek dostupan digitalni arhiv, kojem možete pristupati sa bilo koje lokacije i uređaja.
Formirajte jedinstven centralni registar, sa svim relevantnim informacijama o vašim poslovnim procesima, kupcima, partnerima, proizvodima i organizacionoj strukturi, kako biste najvažnije poslovne podatke mogli lako i brzo ažurirati ili upotrijebiti u svakodnevnom poslovanju.
Praćenje izmjena na podacima
Kroz izvještaj o istoriji promjena za sve segmente unosa podataka hronološki pratite detaljnu evidenciju o svim izmjenama na prethodno unesenim podacima, kako biste brzo i lako identifikovali i otklonili nepravilnosti.
Pretraga podataka
Efikasno pretražujte sve podatke sistematizovane u centralnom registru, kada god vam to bude potrebno u svakodnevnom poslovanju, pri tome koristeći različite kriterijume i filtere radi bržeg i jednostavnijeg pronalaženja željenih informacija.
Kontrolisan unos i izmjena podataka
Otklonite sve nedoumice u pogledu tačnosti podataka, kao i brige zbog grešaka do kojih dolazi nehotično ili nepažnjom. Precizno definišite osobe sa ovlašćenjima za unos, izmjenu i kontrolu podataka te time obezbijedite trajnu sigurnost i konzistentost informacija u svom registru.
Pregled dodijeljenih podataka
Vršite monitoring ažurnosti podataka u svom centralnom registru tako što ćete na centralnoj nadzornoj tabli dobiti pregled svih dodijeljenih zadataka za unos, izmjenu ili kontrolu podataka, zajedno sa statusima izvršenosti tih zadataka.
Dodjeljivanje zadataka
Automatsko kreiranje radnog zadatka i obavještavanje članova vaše organizacije odgovornih za unos, izmjenu ili kontrolu podataka osiguraće kontinuitet i pravovremenost unosa podataka obuhvaćenih svakim konkretnim zadatkom.
Unos kroz poslovni tok
Tok unosa podataka u softver za poslovanje započinje kreiranjem zahtjeva, u kojem podatak o proizvodu ili partneru kruži kroz kompaniju, a svaki od korisnika definisanih u poslovnom toku zadužen je za unos podataka iz svog domena.
Konfiguracija obaveznih polja
Izbjegnite „Fali jedan papir“ situacije u sopstvenoj organizaciji – definišite obavezna polja, koja svaki zaduženi član tima mora da ispuni, pa time osigurajte da svi neophodni podaci budu uneseni u softver za poslovanje kako bi se vaši procesi mogli nesmetano odvijati.
Registracija podataka u sistemu
Podignite razmjenu informacija na sasvim novi nivo i omogućite protočnost dokumentacije putem evidentiranja svojih poslovnih procesa, ali i svih podataka o kupcima, dobavljačima, artiklima, skladištima i organizacionoj strukturi kompanije na jednom, centralnom mjestu.
Od zahtjeva do narudžbe bez papira i prepisivanja. Sistem vodi cijeli proces – zna ko odobrava, kada i za koji asortiman, i sam šalje narudžbu dobavljaču. Sve je digitalno, jasno i brzo – nema mailova, čekanja i konfuzije.
Upravljanje ciklusom narudžbi (kupci, dobavljači, interni nalozi)
Sistem pokriva cijeli životni ciklus narudžbe: od kreiranja, odobravanja do isporuke i zatvaranja. Sistem automatski povezuje narudžbe sa odgovarajućim skladišnim i materijalnim dokumentima.
Naručivanje na osnovu ugovorenih asortimana
Kupci i dobavljači mogu naručivati isključivo iz ugovorenog asortimana, uz mogućnost definisanja prodajnih i nabavnih cijena, pakovanja, ambalaže, limita i rokova isporuke. Kupci ne mogu naručivati artikle izvan odobrenog ugovora, a narudžbe prema dobavljačima i kupcima su uvijek u skladu sa ugovorenim cijenama i limitima čime se olakšava revizija.
Definisanje rokova za slanje i isporuku narudžbe
Sistem omogućava definisanje termina naručivanja prema dobavljačima, kupcima ili internim pogonima. Svaka narudžba sadrži unaprijed definisane rokove koji određuju koliko dana unaprijed se mora poslati narudžba da bi bila prihvaćena i kojim danima dobavljač ili pogon isporučuje. Termini naručivanja direktno se povezuju sa planom proizvodnje.
Višestepeno odobravanje narudžbi koje prelaze finansijski limit
Sistem omogućava višestepeno odobravanje narudžbi na osnovu unaprijed definisanog finansijskog limita. Ako narudžba prelazi taj limit, sistem je automatski prosljeđuje na odobrenje odgovornoj osobi (npr. direktoru finansija, proizvodnje ili generalnom direktoru). Tok odobravanja se zasniva na matrici autorizacije koja definiše: ko odobrava po vrijednosti narudžbe, ko odobrava po vrsti asortimana (npr. usluge, repromaterijal i sl.).
Automatsko obavještavanje dobavljača
Kada narudžba dobije status odobreno ili poslano dobavljaču, sistem automatski generiše obavještenje prema definisanom dobavljaču. Ako dobavljač ima više poslovnih jedinica, obavještenje ide prema poslovnici od koje se naručuje. Obavještenje se može slati na više načina: putem e-maila sa prilogom (PDF narudžba) ili putem EDI servisa ako je dobavljačev sistem integrisan. Dobavljač može potvrditi prijem narudžbe čime se automatski pokreće najava isporuke.
Automatske rezervacije naručenih količina i najava dolaska robe od dobavljača
Sistem omogućava potpunu integraciju narudžbi sa skladišnim i materijalnim procesima. To znači da se svaka narudžba, čim se kreira ili odobri, automatski povezuje sa odgovarajućim zalihama, rezervacijama i planiranim prijemima. Kod prodajnih narudžbi, sistem automatski rezerviše zalihe potrebne za isporuku i blokira ih do otpreme. Kod nabavnih narudžbi, kreira najavu dolaska robe u skladište.
Povezuje prijem, skladište, potrošnju i izdavanje u jedinstven digitalni tok — bez "razlika u stanju" između stvarnog i knjigovodstvenog stanja.
Kompletno materijalno poslovanje usklađeno sa serijskom proizvodnjom
Sljedivost kroz sve tokove materijalnog poslovanja – prijem → kontrola kvaliteta → smještaj na police → izdavanje u proizvodnju → real-time potrošnja → ulaz proizvoda → pakovanje/etiketiranje → isporuka → povrati/reklamacije.
Automatski prenosi između skladišta
Sistem može da automatski kreira transfer zaliha između skladišta svaki put kada se roba isporučuje/fakturiše (npr. proizvodno → veleprodaja, glavno → izvozno). Pri tome se zapisuje i kretanje lotova/serija između skladišta, lot koji je napustio skladište dolazi u skladište u koje se vrši transfer bez potrebe za ručnim unosima čime se čuva sljedivost i eliminišu ručne greške.
Automatske proizvodnje (konverzije između SKU-ova sa potpunom sljedivošću)
Sistem može da radi automatsku konverziju artikala (SKU-ova) iz jednog oblika u drugi – na primjer: repromaterijal → poluproizvod, poluproizvod → gotov proizvod. Sistem automatski kreira materijalni dokument kojim se troši ulazni artikl i formira novi SKU, prenosi LOT/seriju iz ulaznih materijala u novonastali proizvod, čime se čuva neprekidna sljedivost, knjiži promjenu u realnom vremenu, bez potrebe za ručnim unosom.
Kompletna materijalna analitika
Centralizovana i višedimenzionalna analitika materijalnog poslovanja u realnom vremenu, omogućava potpun uvid u sve tokove zaliha, njihovo porijeklo, status i destinaciju. Sistem omogućava praćenje stanja zaliha po artiklima, skladištima i LOT-ovima, zalihe u tranzitu, rezervacije, kretanje isporuka za određene periode po različitim kriterijumima, od sektora prodaje do kupca, geografskih lokacija, klasifikacijskih grupa i sl.
Izrada materijalnih dokumenata iz narudžbi i predračuna
Sistem automatski kreira materijalne dokumente (fakture, transferne listove i ulazne kalkulacije) direktno iz postojećih poslovnih dokumenata, kao što su narudžbe (kupaca, dobavljača ili interne) i predračuni (proforme).
Automatsko praćenje razlika u ugovorenim cijenama i isporučenim količinama
Sistem automatski upoređuje ugovorene cijene, fakturisane količine i stvarno isporučene količine i cijene. Kada dođe do razlike između ugovorene i realizovane vrijednosti, sistem detektuje odstupanje i automatski generiše knjižno terećenje / odobrenje, bilježi neusaglašenost u analitičkom izvještaju. Ova funkcionalnost eliminiše potrebu za ručnim praćenjem i garantuje da su svi troškovi i nabavke 100% usklađeni sa ugovorenim uslovima.
Elektronska razmjena faktura (digitalna komunikacija sa partnerima)
Potpuno elektronska razmjena faktura i pratećih dokumenata između vaše kompanije i poslovnih partnera, bez potrebe za papirnim kopijama. Fakture se šalju automatski odmah po izdavanju, bez ručne obrade – slanjem na email partnera ili razmjenom putem EDI servisa.
Povezivanje izvozne dokumentacije sa fakturama
Sistem omogućava automatsko povezivanje faktura sa kompletnom pratećom izvoznom dokumentacijom: uzorcima i analizama kvaliteta, carinskim i transportnim dokumentima. Sistem automatski formira mapu po pošiljci – kompletan set dokumenata spreman za carinu ili logističkog partnera. Dokumenti se digitalno povezuju u okviru jedinstvenog zapisa o fakturi. Svi fajlovi (PDF ili DOCX) se automatski arhiviraju u DMS modulu.
Downstream i upstream sljedivost na klik
Downstream sljedivost (od sirovine prema kupcu) i upstream sljedivost (od kupca prema sirovini) – u svakom trenutku može se pratiti odakle dolazi svaka sirovina i u kojim proizvodima završava jer sistem čuva povezanost između svih nivoa: sirovine → proces → proizvodnja → gotov proizvod → kupac.
Deklarisanje i označavanje proizvoda
Identifikacija proizvoda putem etiketa u svrhu povezivanja serije sa fizičkim proizvodom. Izgled i format etikete se izrađuju po zahtjevu klijenta.
Analitika odstupanja proizvodnje u odnosu na plan
Sistem omogućava analizu odstupanja između planirane i ostvarene proizvodnje, i to na nivou radnih naloga, artikala / proizvodnih linija, vremenskih perioda. Sistem upoređuje planiranu količinu iz plana proizvodnje sa stvarno proizvedenom količinom, potrošene zalihe repromaterijala, vremenske resurse (planirano vs. realizovano vrijeme).
Autorizacija pristupa dokumentima (po korisnicima, sektorima i poslovnim jedinicama)
Sistem obezbjeđuje višeslojnu kontrolu pristupa dokumentima na osnovu uloge korisnika, organizacione strukture i vrste poslovnog procesa. To znači da svaki korisnik vidi samo one dokumente i procese za koje je eksplicitno ovlašten. Kontrola se definiše po poslovnoj jedinici (npr. fabrika, magacin, izvozno skladište) i vrsti posla / tipu dokumenta (npr. faktura, primka, nalog za proizvodnju).
