Kompaktan paket za računovodstvo i administraciju — digitalna dokumentacija, evidencija zaposlenih, nabavka i centralni registar podataka, bez skladišnih i proizvodnih modula.
Digitalno računovodstvo bez kompleksnosti — dokumenti, kadrovi, nabavka i podaci na jednom mjestu.
Organizujte, čuvajte i distribuišite dokumente kroz vašu organizaciju koristeći automatizovane procese koji vam štede vrijeme, resurse, a i živce.
Detaljno praćenje aktivnosti i ažurnosti
Data Management System (DMS) omogućava transparetnost u upravljanju dokumentima i proaktivno reagovanje korištenjem izvještaja za praćenje korisničkih aktivnosti, uključujući monitoring ažurnosti preuzimanja i čitanja dokumenata.
Automatska distribucija dokumenata
Kreirajte distributivne lista zasnovane na radnim pozicijama ili pojedinačnim licima, a odobreni dokumenti će automatski biti distribuisani na sve potrebne adrese.
Precizna kontrola pristupa i dokumenata
DMS omogućava da definišete specifične nivoe pristupa, u skladu sa ovlaštenjima u vašoj organizaciji, za različite kategorije dokumenata i lokacije na kojima se ti dokumenti nalaze.
Automatizovana indeksacija i lakše pretraživanje
DMS automatski indeksira svaki dokument, koristeći OCR tehnologiju za precizno prepoznavanje teksta. Ova funkcija ubrzava procese pretraživanja i omogućava trenutno lociranje potrebnih dokumenata.
Upravljanje verzijama dokumenta
Riješite izazove timskog i simultanog rada obezbjeđujući da zaposleni uvijek imaju pristup najnovijoj odobrenoj verziji svakog dokumenta, uz mogućnost pregleda prethodnih verzija.
Elektronski djelovodnik
Postignite neophodnu ujednačenost interne dokumentacije označavanjem i razvrstavanjem akata u skladu sa strukturom i internim pravilima vaše organizacije.
Napredne mogućnosti uvoza dokumenata
DMS vam omogućava brzi uvoz dokumenata iz različitih izvora – bilo da se radi o lokalnim ili zajedničkim folderima ili direktno sa vaših mobilnih uređaja.
Centralizovana i sigurna arhiva dokumenata
DMS centralizuje sve vaše dokumente na jednom mjestu, pružajući siguran i uvijek dostupan digitalni arhiv, kojem možete pristupati sa bilo koje lokacije i uređaja.
Sveobuhvatna i lako dostupna kadrovska evidencija, automatizovan obračun plata i pouzdana evidencija radnog vremena — sve na jednom mjestu, bez gomile papira, Excel tabela i nepotrebne administracije.
Kadrovske evidencije
Uspostavite digitalni dosije svakog člana tima, u kojem će se naći sve potrebne evidencije – od sistematizacije do podataka radnog angažmana, ali i radne knjižice, bonusa, odbitaka, ocjena rada, obuka i mnogih drugih.
Sistematizacija radnih mjesta
Izradite sistematizaciju radnih mjesta i definišite radne obaveze i odgovornosti po pozicijama, ovlaštenja i zaduženja opreme, kao i autorizacije rukovodilaca koje odgovaraju sistematizaciji.
Praćenje ljudskih resursa
U svakom trenutku pred sobom imajte ažurne i precizne podatke o najvažnijem resursu svoje organizacije, bilo da se radi o brojnom stanju po organizacijskim cjelinama, njihovoj dostupnosti u određenim intervalima ili informacijama o njihovim ugovorima.
Praćenje troškova
Ni u jednom trenutku ne gubite iz vida kretanje troškova vezanih za vaše ljudske resurse, već u svakom momentu imajte preciznu informaciju o svom platnom fondu, troškovima saradničkih ugovora, zakupima, premijama i bonusima.
Ugovori iz oblasti radnih odnosa
Mogućnost izrade ugovora o radu u elektronskom formatu, u svega nekoliko koraka, pri čemu se podaci automatski popunjavaju u dosije radnika ili povlače iz dosijea na novi ugovor.
Automatizovana dodjela godišnjeg odmora
Kreirajte pravila za dodjelu slobodnih dana različitim kategorijama zaposlenih na osnovu radnog staža i drugih uslova te time oslobodite svoj HR tim suvišne administracije i omogućite im da se fokusiraju na stvarna pitanja ljudskih resursa.
Administrativne zabrane
Modul Ljudski resursi omogućava vođenja administrativnih zabrana na platu po osnovu robnih i komercijalnih kredita te drugih odbitaka, uz opciju izrade otplatnih planova za kreditore i zaposlene te automatskog obračuna odbitaka na platu.
Pristup ličnim platnim listama i evidencijama
Svi zaposleni u vašoj organizaciji dobiće pregledan pristup ličnim informacijama o plati, evidenciji dolazaka na posao, odsustvima, ostvarenim bonusima, zahtjevima za godišnji odmor i bolovanje te ostalim podacima od značaja.
Elektronska evidencija radnog vremena
Prilagodite vođenje evidencije radnog vremena svojim potrebama i ustaljenoj praksi poslovanja vaše organizacije, jer Beez Office omogućava fleksibilnost koja je potrebna za primjenu na različite industrije, tipove kompanija i organizacione strukture.
Prijava dolaska putem mobilnog uređaja
Uštedite na suvišnim uređajima za evidentiranje zaposlenih i pretvorite lične mobilne telefone u alat kojim se brzopotezno bilježe svi dolasci, odlasci i službena putovanja, kao i rad od kuće, i to uz dodatne funkcionalnosti radi sprečavanja zloupotrebe.
Kontrola prijave dolaska
Eliminišite bilo kakve nedoumice u pogledu poštovanja radne discipline opcijom ograničavanja prijava dolaska na osnovu lokacijskih parametara, tako da se zaposleni mogu prijaviti samo ondje gdje ime se i nalazi radno mjesto.
Elektronska evidencija odustva
Uvedite automatizovano korištenje slobodnih dana, elektronske zahtjeve za odsustva, obavještenja o statusu zahtjeva i niz drugih pogodnosti za zaposlene, koje su, ujedno, i ogromne olakšice u svakodnevnom radu vaše HR službe.
Automatizovan obračun plata
I obračun plate je dostupan na jedan jedini klik, pri čemu se u obzir uzima čitav spektar relevantnih faktora – od evidencije radnog vremena i odsustva, preko dodijeljenih bonusa, do administrativne zabrane na platu.
Automatizovane platne liste
Beez Office automatski priprema platne liste za sve zaposlene i to tako da ih možete odmah izraditi, na jedan klik, a zaposleni dobijaju pristup svojim obračunima te mogućnost prijema obavještenja o obračunatim zaradama putem SMS-a.
Automatizovana izrada obrasca 1002
Ispunite obrazac 1002 u svega nekoliko klikova – samo odaberite poreski period i vrstu prijave, a Beez Office će automatski ispuniti potrebne podatke i pripremiti ih za izvoz u propisanom formatu.
Elektronski zahtjev za refundaciju
Zahtjev za refundaciju bolovanja se automatski popunjava u elektronskoj formi na osnovu obračunatih zarada i evidencije odsustva, bez potrebe da neko pregleda papire, zabilješke i raznovrsne tabele po mjesec dana unazad.
Iskoristite savremen kanal komunikacije da sa lakoćom uvežete tim i delegirate zaduženja između sektora. Inbox se brine da razmjena informacija bude brza, jasna i zabilježena.
Analitika performansi
Izvještaji o performansama vam daju uvid u to da li članovi vaše organizacije ili sektora uredno i na vrijeme izvršavaju svoje zadatke i prate izvještavanje o realizovanim aktivnostima.
Podsjetnici i rokovi
Inbox automatski izvještava članove tima o kašnjenu u realizaciji zadataka i podsjeća na nadolazeće rokove, u skladu sa definisanim intervalom podsjećanja.
Praćenje realizacije zadataka
Inbox omogućava praćenje napretka i realizacije zadataka, uz automatsko izvještavanje svih učesnika o kompletiranim aktivnostima.
Planiranje aktivnosti
Unaprijed isplanirajte aktivnosti koje se periodično ponavljaju, poput izrade izvještaja, audita ili određenih kontrola. Za planirane aktivnosti se automatski kreiraju periodični zadaci na zadate datume.
Raspodjela zadataka
Delegirajte zadatke članovima vaše organizacije, timski ili individualno, uz mogućnost definisanja različitih uloga, rokova izvršenja te ulaznih i izlaznih aktivnosti.
Razmjena poruka i dokumenata
Fokusirajte razmjenu informacija i dokumente na konkretno određene teme ili projekte te u svakom trenutku imajte uvid u pisani trag prethodne komunikacije.
Prilagođavanje obavještenja
Inbox vam daje mogućnost korištenja različitih kanala za prijem obavještenja (mejl, SMS, inbox notifikacije), kao i opcije podešavanja kanala koje želite koristiti te obavještenja koja su vam od značaja.
Integrisana platforma za komunikaciju
Zadržite sve informacije na jednom mjestu. U jednom modulu pristupate obavještenjima vezanim za godišnje odmore, odobrene dokumente, delegirane zadatke, revidirane procedure i sve ostale informacije koje su vam od značaja.
Formirajte jedinstven centralni registar, sa svim relevantnim informacijama o vašim poslovnim procesima, kupcima, partnerima, proizvodima i organizacionoj strukturi, kako biste najvažnije poslovne podatke mogli lako i brzo ažurirati ili upotrijebiti u svakodnevnom poslovanju.
Praćenje izmjena na podacima
Kroz izvještaj o istoriji promjena za sve segmente unosa podataka hronološki pratite detaljnu evidenciju o svim izmjenama na prethodno unesenim podacima, kako biste brzo i lako identifikovali i otklonili nepravilnosti.
Pretraga podataka
Efikasno pretražujte sve podatke sistematizovane u centralnom registru, kada god vam to bude potrebno u svakodnevnom poslovanju, pri tome koristeći različite kriterijume i filtere radi bržeg i jednostavnijeg pronalaženja željenih informacija.
Kontrolisan unos i izmjena podataka
Otklonite sve nedoumice u pogledu tačnosti podataka, kao i brige zbog grešaka do kojih dolazi nehotično ili nepažnjom. Precizno definišite osobe sa ovlašćenjima za unos, izmjenu i kontrolu podataka te time obezbijedite trajnu sigurnost i konzistentost informacija u svom registru.
Pregled dodijeljenih podataka
Vršite monitoring ažurnosti podataka u svom centralnom registru tako što ćete na centralnoj nadzornoj tabli dobiti pregled svih dodijeljenih zadataka za unos, izmjenu ili kontrolu podataka, zajedno sa statusima izvršenosti tih zadataka.
Dodjeljivanje zadataka
Automatsko kreiranje radnog zadatka i obavještavanje članova vaše organizacije odgovornih za unos, izmjenu ili kontrolu podataka osiguraće kontinuitet i pravovremenost unosa podataka obuhvaćenih svakim konkretnim zadatkom.
Unos kroz poslovni tok
Tok unosa podataka u softver za poslovanje započinje kreiranjem zahtjeva, u kojem podatak o proizvodu ili partneru kruži kroz kompaniju, a svaki od korisnika definisanih u poslovnom toku zadužen je za unos podataka iz svog domena.
Konfiguracija obaveznih polja
Izbjegnite „Fali jedan papir“ situacije u sopstvenoj organizaciji – definišite obavezna polja, koja svaki zaduženi član tima mora da ispuni, pa time osigurajte da svi neophodni podaci budu uneseni u softver za poslovanje kako bi se vaši procesi mogli nesmetano odvijati.
Registracija podataka u sistemu
Podignite razmjenu informacija na sasvim novi nivo i omogućite protočnost dokumentacije putem evidentiranja svojih poslovnih procesa, ali i svih podataka o kupcima, dobavljačima, artiklima, skladištima i organizacionoj strukturi kompanije na jednom, centralnom mjestu.
Od zahtjeva do narudžbe bez papira i prepisivanja. Sistem vodi cijeli proces – zna ko odobrava, kada i za koji asortiman, i sam šalje narudžbu dobavljaču. Sve je digitalno, jasno i brzo – nema mailova, čekanja i konfuzije.
Upravljanje ciklusom narudžbi (kupci, dobavljači, interni nalozi)
Sistem pokriva cijeli životni ciklus narudžbe: od kreiranja, odobravanja do isporuke i zatvaranja. Sistem automatski povezuje narudžbe sa odgovarajućim skladišnim i materijalnim dokumentima.
Naručivanje na osnovu ugovorenih asortimana
Kupci i dobavljači mogu naručivati isključivo iz ugovorenog asortimana, uz mogućnost definisanja prodajnih i nabavnih cijena, pakovanja, ambalaže, limita i rokova isporuke. Kupci ne mogu naručivati artikle izvan odobrenog ugovora, a narudžbe prema dobavljačima i kupcima su uvijek u skladu sa ugovorenim cijenama i limitima čime se olakšava revizija.
Definisanje rokova za slanje i isporuku narudžbe
Sistem omogućava definisanje termina naručivanja prema dobavljačima, kupcima ili internim pogonima. Svaka narudžba sadrži unaprijed definisane rokove koji određuju koliko dana unaprijed se mora poslati narudžba da bi bila prihvaćena i kojim danima dobavljač ili pogon isporučuje. Termini naručivanja direktno se povezuju sa planom proizvodnje.
Višestepeno odobravanje narudžbi koje prelaze finansijski limit
Sistem omogućava višestepeno odobravanje narudžbi na osnovu unaprijed definisanog finansijskog limita. Ako narudžba prelazi taj limit, sistem je automatski prosljeđuje na odobrenje odgovornoj osobi (npr. direktoru finansija, proizvodnje ili generalnom direktoru). Tok odobravanja se zasniva na matrici autorizacije koja definiše: ko odobrava po vrijednosti narudžbe, ko odobrava po vrsti asortimana (npr. usluge, repromaterijal i sl.).
Automatsko obavještavanje dobavljača
Kada narudžba dobije status odobreno ili poslano dobavljaču, sistem automatski generiše obavještenje prema definisanom dobavljaču. Ako dobavljač ima više poslovnih jedinica, obavještenje ide prema poslovnici od koje se naručuje. Obavještenje se može slati na više načina: putem e-maila sa prilogom (PDF narudžba) ili putem EDI servisa ako je dobavljačev sistem integrisan. Dobavljač može potvrditi prijem narudžbe čime se automatski pokreće najava isporuke.
Automatske rezervacije naručenih količina i najava dolaska robe od dobavljača
Sistem omogućava potpunu integraciju narudžbi sa skladišnim i materijalnim procesima. To znači da se svaka narudžba, čim se kreira ili odobri, automatski povezuje sa odgovarajućim zalihama, rezervacijama i planiranim prijemima. Kod prodajnih narudžbi, sistem automatski rezerviše zalihe potrebne za isporuku i blokira ih do otpreme. Kod nabavnih narudžbi, kreira najavu dolaska robe u skladište.
